O eSocial, até ser
internalizado pelas empresas, vai gerar muitas alterações e dor de cabeça na
sua implantação. E ele não está sozinho. Ele chegou com seus “amigos” CAEPF,
CNO (antigo CEI), PER/DCOMP, DCTF-WEB, EFD-REINF, e, quem sabe, mais algumas
siglas que a Receita Federal venha criar.
Diante de tanta mudança,
o planejamento e organização são primordiais a partir de agora. Portanto,
torna-se crucial para a empresa analisar se o RH/DP já possuem todos os processos
cadastrados e atualizados para que evitem surpresas na hora das transmissões
dos arquivos.
Para
te ajudar a dar o “pontapé inicial” ou esclarecer algumas dúvidas, informo
abaixo algumas dicas básicas para implantação do eSocial.
Entretanto,
são dicas básicas, pois o eSocial é bastante complexo e necessita de um estudo
constante e acompanhamento das alterações, além de estudos das legislações pertinentes.
Você
pode manter-se informado acessando diretamente o site do eSocial ou através da página
do https://www.facebook.com/praticandorh/.
.
É fato
que o eSocial não trouxe nenhuma lei nova, apenas vamos colocar em prática a
legislação vigente que outrora estava sendo cumprida através de “macetes”, pois
como dizem “papel aceita qualquer coisa”.
Agora,
com o sistema on line e praticamente em tempo real, ficará mais difícil ou até
impossível burlar a legislação, como por exemplo, o aviso prévio que muitas
vezes é decidido de forma retroativa, mas agora deverá ser informado na data do
aviso, em tempo real.
Então,
vamos às dicas:
1 – CADASTRO DO EMPREGADOR:
O acesso ao eSocial será
feito pelo do eCac através de certificado digital ou procuração, em caso de
escritórios de contabilidade. Caso o cliente não tenha certificado digital,
faça a procuração eletrônica no site da SRF.
Para quem já é familiarizado
com o eSocial doméstico vai notar a semelhança dos campos cadastrais, porém,
com preenchimento mais rico em detalhes por tratar-se de empresas.
Para o preenchimento
correto, você deverá verificar se as informações do cartão do CNPJ são as
mesmas no seu cadastro. Para isso, tenha em mãos um cartão de CNPJ atualizado.
Verifique nome
empresarial, CNAE, natureza jurídica, endereço, CEP e outras informações que
veremos a seguir, não necessariamente nessa ordem:
·
Classificação tributária
·
Opção por opção de
registro eletrônico de empregados
·
Indicativo de entidade
educadora
·
Indicativo de trabalho
temporário
·
Indicativo de Pessoa
jurídica
·
Indicativo se é
cooperativa
·
Indicativo se é
construtora
·
Indicativo se tem
desoneração da folha
·
Dados de contato (nome,
telefone e e-mail), e outros.
Além disso, você deverá
ter outras informações acerca da empresa para o preenchimento correto dos
campos.
Fique atento nas
informações de:
·
Verificar se a empresa se
enquadra na Cota PCD (Pessoas com Deficiência)
·
Verificar se a empresa se
enquadra na cota de menor aprendiz, conforme a legislação.
·
Verificar
se a empresa tem estagiário(os). Por ser trabalhadores sem vínculo empregatício,
essa informação não entrava em folha de pagamento e, às vezes, o escritório
contábil não tem conhecimento que esses estagiários existem. Agora, essas informações
dos estagiários também devem ser transmitidas. Você precisará informar CPF e
nome do supervisor do estágio, agente de integração, instituição de ensino e as
informações referentes à ocupação, como número da apólice do seguro, nível do
estágio e sua natureza
·
Verificar se o CNAE
Preponderante está correto. Conforme definido no artigo 72 da IN RFB 971/09,
CNAE Preponderante é a atividade na qual o empregador tem mais empregados
atuando no mês naquele estabelecimento na atividade fim.
·
Códigos de Terceiros e
FPAS: Consultar a Tabela 4 do eSocial, se o código de terceiros e FPAS estão
corretos. Ver em Documentação Técnica no portal do eSocial.
·
Verificar se o RAT está
correto de acordo com o CNAE preponderante (Ver Decreto 3.048, Anexo V).
·
FAP: Consultar a alíquota
do FAP (Fator Acidentário de Prevenção) no link do FapWeb:
Essa consulta tem que ser
feita anualmente, pois a partir da folha de janeiro de todo ano pode haver
mudança na alíquota e a informação errada agora será detectada pelo eSocial.
Não
confie nas informações já cadastradas no seu sistema. Passe “um pente fino” nos
cadastros. Todas as informações no cadastro do empregador dependerão do conhecimento
no enquadramento da empresa de acordo com a legislação do Simples Nacional, Lucro
Real ou Presumido. Cada campo corresponde a uma informação específica.
Portanto, fique atento ao
que vai informar. Somente informe se tiver certeza e, na dúvida, busque
esclarecimentos e consulte as legislações pertinentes. Lembre-se que a GFIP
contém informações que são enviadas, às vezes, de forma errada, mas que não impedem
seu envio e geração da GRF.
Com o eSocial, essas
informações erradas poderão gerar multas automáticas. É hora de corrigir tudo
que anteriormente gerava dúvidas, mas que mesmo assim eram enviadas
erroneamente, pois com a guia paga dificilmente a SRF fiscaliza GFIP’s.
Construtoras tem que ter
atenção dobrada!!! Atenção para as particularidades da construção civil !!!
Partindo da premissa que
você utiliza de um programa de Folha de Pagamento, alimente todos os campos do
sistema, pois certamente já estão preparados e já atualizaram ou estão
atualizando de acordo com as mudanças.
Caso você não tenha
programa de geração de folha de pagamento e opte por gerar as informações no
próprio site do eSocial, tome cuidado ao cadastrar as informações on line ou
talvez seja a hora de repensar e contratar uma empresa de software de folha de
pagamento para simplificar os processos.
2 - TABELAS DE RUBRICAS:
Essas informações na primeira
fase é um pouco mais complexa e deve ter atenção nas informações enviadas.
Você deverá verificar junto ao programa de
Folha de Pagamento que você utiliza se todas as rubricas que você utiliza já
estão configuradas de acordo com o eSocial. Provavelmente sim, mas não custa
conferir, não é mesmo?
Verifique se todas as rubricas
com a natureza exigida pelo eSocial com indicativo de incidências de INSS, FGTS
e IRRF estão de acordo com a legislação e faça a adequação, se necessário.
Entre em contato com o seu sistema de geração de Folha de Pagamento e faça as
alterações necessárias.
3 - DADOS DOS TRABALHADORES:
Essa
deverá também ser uma das prioridades no seu RH/DP para fazer a transmissão dos
dados ao eSocial sem problemas. Para isso, faça a qualificação em lotes (caso o
seu programa de Folha de Pagamento tenha essa ferramenta) ou realize
diretamente no site do eSocial:
Verifique
os dados dos trabalhadores, sócios, estagiários, autônomos e providencie o mais
rápido possível as correções no seu sistema de Folha de Pagamento. Lembre-se
que, se houver divergências de informações, os arquivos não serão validados e,
além de você ter retrabalho, poderá perder o prazo de envio e em consequência
sofrer penalidades.
O cruzamento de dados será: Nome x
CPF x NIS x Data de nascimento.
Entretanto, você deverá verificar
também os demais dados que alimentam o sistema, como, RG, endereço, horário de
trabalho, etc.
Caso
não tenha em mãos os documentos dos trabalhadores, solicite cópias para que
faça essas conferências. Não confie nas informações já cadastradas. A simples
conferência evitará grandes problemas no futuro.
Outras informações que alimentará o
eSocial deverão ser conferidas:
CBO e Cargos: A CBO (Classificação Brasileira
de Ocupação) é a classificação que nomeia e codifica os títulos
e descreve as características das ocupações. Estas informações também serão
cruzadas na ocasião do envio dos dados de Saúde e Segurança do Trabalho – SST.
Como
podemos ver, todas as informações “conversam” entre si no eSocial, ou seja,
cruzamento total de informações. Verifique se as descrições de função estão de
acordo com o CBO. Para isso, basta consultar o site do MTE-Ministério do
Trabalho e Emprego – na parte de CBO e fazer a descrição de função igual ao do
site. Acesse:
Fique atento também nas informações dos sócios e profissionais autônomos, além de informações de processos trabalhistas.
Como vemos, trata-se realmente de um processo
inédito e o mais complexo, até o momento, da “família SPED”.
4- SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO
Essa
é a parte mais complexa pela razão de ser a grande novidade no eSocial. É sabido
que boa parte de MEI’s com empregados, pequenas e médias empresas nunca deram
atenção especial à obrigatoriedade do PPRA – Programa de Prevenção de Riscos
Ambientais e PCMSO – Programa de Controle de Medicina e Saúde Ocupacional, obrigatórios
para a todas as empresas a partir de 01 (UM) empregado.
Além
disso, a informação de laudos, quando houver: LTCAT - Laudo Técnico das
Condições Ambientais de Trabalho, PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário.
Nesse
rol de obrigatoriedade, o cumprimento das NR’s – Normas Regulamentadoras, os
ASO’s – Atestados de Saúde Ocupacional de acordo com o PCMSO.
Os
treinamentos também encabeçam a lista, bem como a instalação da CIPA – Comissão
Interna de Prevenção de Acidentes, de acordo com o número de empregados e
atividades. A lista é extensa, mas que não é cumprida na sua totalidade, por um
grande número de empresas.
Portanto,
é imprescindível que estes documentos estejam rigorosamente em dia, pois serão
informados no eSocial a partir de janeiro/2019, salvo se houver mudanças no
cronograma de implantação. Dê uma atenção especial a essas informações do
eSocial.
Rosi
Alves
Consultoria
em eSocial e SST
Gestora
de Recursos Humanos e
Téc.
em Segurança do Trabalho
Instrutora
de Cursos de DP/RH
e
Segurança do Trabalho
32
99183-0585
rosi1lene@hotmail.com
